Cómo redactar correos electrónicos adaptados al RGPD

1. Envío del RGPD: formulario de inscripción al boletín

En primer lugar, los interesados deben poder inscribirse en su boletín para recibir sus correos electrónicos. Para ello, debe crear un formulario de inscripción que cumpla con el RGPD mailing:

• Para tener un boletín profesional y proponer ofertas especiales a los clientes, es necesario que sus futuros suscriptores puedan registrarse facilitándole algunos de sus datos personales.

• Para crear un formulario de marketing por correo electrónico que cumpla el RGPD, debe obtener el consentimiento de sus suscriptores e indicarles que recibirán correos electrónicos de marketing en la dirección de correo electrónico que introduzcan en el formulario.

• Además, debe informar a su contacto de que puede darse de baja de su secuencia de correos electrónicos en cualquier momento haciendo clic en el botón "darse de baja" situado en la parte inferior de cada correo electrónico. 

Atención: no pidas a los internautas que se suscriban a tu boletín. De hecho, desde mayo de 2018, está prohibido influir en la decisión de un posible cliente con técnicas de marketing. El consentimiento de una persona debe ser total. 

2. RGPD emailing: consentimiento de contacto

Según la normativa sobre envío de correos electrónicos del RGPD, es imprescindible que todos los contactos de su lista hayan dado su consentimiento. El primer paso es asegurarse de que el consentimiento se da mediante una acción positiva e inequívoca.

Técnicas de marketing prohibidas: soft opt-in y opt-out

Las técnicas de opt-in suave, opt-in pasivo y opt-out están ahora prohibidas. He aquí los detalles de estas técnicas:

• Soft opt-in u opt-in pasivo: se consigue utilizando casillas previamente marcadas en los formularios de registro. Esta técnica se utiliza para desviar la atención del internauta con el fin de obtener su consentimiento.

• Opt-out: más agresivo que el soft opt-in, los usuarios se registran directamente sin consentimiento previo.

Es preferible un método que cumpla el RGPD sobre envío de correos electrónicos.

Doble opt-in: el método favorable al RGPD

Como habrá comprendido, es esencial contar con el pleno consentimiento de los internautas. 

En Kiliba le recomendamos que obtenga el consentimiento de sus abonados en dos ocasiones: 

• El primer consentimiento se da cuando el internauta rellena estos datos en el formulario de inscripción al boletín;
• La segunda vez puede hacerse inmediatamente después del registro haciendo clic en un enlace que aparece en un correo electrónico de confirmación.

En otras palabras, cuando alguien indica en su sitio web que desea recibir su boletín, recibe automáticamente un correo electrónico con un enlace en el que debe hacer clic para confirmar su deseo. Sin esta confirmación, la suscripción no se valida.

El doble opt-in le permite documentar el consentimiento de sus nuevos suscriptores al boletín.

Además, este método de marketing reduce la tasa de bajas. Los internautas que han hecho clic una segunda vez para confirmar su suscripción a su boletín están realmente interesados en sus ofertas.

3. Envíos del RGPD: prueba del consentimiento del abonado

Es crucial entender que el envío del RGPD se aplica a todos tus datos, no solo a los recopilados después de la entrada en vigor del texto el 25 de mayo de 2018.

Por lo tanto, debe poder demostrar el consentimiento de sus abonados registrados antes del 25 de mayo de 2018.

Si no tiene el consentimiento de todos sus abonados, tiene dos opciones.

• La primera solución es eliminar a todos los usuarios de su lista de correo electrónico;
• La segunda solución es llevar a cabo una campaña de recalificación.

Sin embargo, la segunda solución no es la más amigable para el correo RGPD, ya que está enviando correos electrónicos a personas que pueden no haber dado su consentimiento en el pasado.

Si quieres ir sobre seguro, lo mejor es optar por la primera solución.

4. Correo electrónico RGPD: acceso al uso de datos

Para redactar correos electrónicos conformes con el RGPD, compruebe que su formulario de envío cumple determinadas normas. Al final de la página, incluya enlaces a :

• Sus condiciones generales de uso (CGU) ;
• Su política de gestión/confidencialidad de datos personales ; 
• Su información legal (obligatoria para los comerciantes electrónicos).

Dentro de estos enlaces, los miembros deben ser capaces de : 

• Acceso a sus datos personales utilizados ;
• Derecho de portabilidad ;
• La posibilidad de borrar tus propios datos;
• Derecho de rectificación.

Además de ser favorables al RGPD por correo electrónico, todas estas menciones son necesarias para crear una relación de confianza con sus fieles suscriptores.

5. Mail RGPD: permitir a los miembros darse de baja fácilmente

Para facilitar a los suscriptores de su lista la cancelación de la suscripción, debe proporcionar un enlace de cancelación de la suscripción en el que se pueda hacer clic en la parte inferior de cada uno de sus correos electrónicos.

Si sigue buenas técnicas de marketing, este enlace ya debería estar presente en todas sus comunicaciones de marketing. Si no es así, le recomendamos que lo añada inmediatamente.

Cuando uno de tus contactos haga clic en el enlace para darse de baja, te recomendamos que le preguntes los motivos de esta decisión. Por ejemplo, ¿es la frecuencia de sus e-mails, el contenido de los mismos o algún otro factor? La respuesta a este formulario le ayudará a optimizar sus campañas de e-mail marketing.

Además del enlace para darse de baja, añada información clara sobre el remitente en la parte inferior de su correo electrónico:

• Nombre de la empresa u organización ;
• Dirección postal;
• Dirección de correo electrónico de contacto ;
• Nombre de la persona de contacto.

Así como el RPD (responsable de la protección de datos) si ha designado uno.

Los riesgos de tener un boletín no conforme con el RGPD

Si una empresa no redacta correos electrónicos conformes con el RGPD, se expone a graves sanciones con arreglo a la ley. Las sanciones por correos electrónicos no conformes con el RGPD son las siguientes: del 2% al 4% del volumen de negocios, hasta un máximo de 20 millones de euros para las infracciones más graves. 

El RGPD exige ahora a las empresas que sean más transparentes sobre sus políticas.

¿Cómo puedo redactar correos electrónicos que cumplan el RGPD? Las técnicas deopt-in o doble opt-in son las únicas soluciones legales para obtener el consentimiento de los internautas y aumentar su tasa de apertura. En Kiliba, hacemos todo lo posible para que nuestros clientes respeten el RGPD.